A- Etkinlik Düzenlerken İzlenmesi Gereken Adımlar
- Yapılması planlanan etkinlik Topluluk Başkanı ve Danışman’ın ıslak imzalarının bulunduğu Faaliyet Planı’nda yer almalıdır.
- Etkinlik Dilekçesi eksiksiz doldurulur.
(Dijital ortamda doldurulması tercih edilir) - Etkinlik için ihtiyaç duyulan malzeme, teknik ekipman, araç hizmeti gibi talepler Ek Bilgiler kısmına yazılır.
- Konuk olarak gelecek kişi veya kişilerin özgeçmişleri Ek olarak sunulur.
(Özgeçmiş olarak LinkedIn profil veya herhangi bir kariyer sayfasının yazdırılmış hali kabul edilmemektedir.) - Eksiksiz doldurulmuş dilekçeye Topluluk Başkanı ve Danışman tarafından ıslak imza atılır.
(Etkinlik dilekçesi bir sayfadan fazla ise Topluluk Başkanı ve Danışman her sayfaya paraf atmalıdır.) - Bütçeli etkinliklerin Etkinlik Dilekçesi etkinlik tarihinden en az bir ay önce Kültür ve Spor birimine teslim edilir.
- Bütçeli etkinliklerin faturası Tablo 1’de gösterildiği gibi İstanbul Ticaret Üniversitesi adına düzenlenmelidir.
(“Yukarıdaki yazılı tutar karşılığında mal veya hizmet aldım” ibaresi bulunan satış belgeleri (slip) kabul edilmemektedir.) - İstanbul Ticaret Üniversitesi adına düzenlenen faturaların aslı Kültür ve Spor Birimi’ne teslim edilmelidir.
- Bütçesiz etkinliklerin Etkinlik Dilekçesi etkinlik tarihinden en az iki hafta önce Kültür ve Spor Birimi’ne teslim edilir.
- Sponsorluk alınabilecek firmalar arasında alkollü içecek ve sigara firmaları bulunamaz.
- Onaylanan etkinliğin afişi, afiş standartlarına göre tasarlanır ve Birim Sorumlusu dijital afiş üzerinden kontrolü yaptıktan sonra afiş bastırılır.
- Bastırılmış afişler SKS Başkanı’na kaşe ve paraf atılması üzere sunulur.
- Onaylanan etkinliğin dijital ve fiziksel ortamda duyuruları yapılabilir. Onaylanmayan etkinliğin duyurusu yapılamaz.
- Onaylanan etkinliğin İstanbul Ticaret Üniversitesi dışı katılımcılarının Ad, Soyad ve araç plaka bilgileri listesi oluşturularak Kültür ve Spor Birimi (İdari İşler Sorumlusu İlker Bey’e) teslim edilir.
- Toplulukların yurt içi veya yurt dışında bir etkinliğe katılmak istemeleri durumunda etkinliği düzenleyen kurum/kuruluştan resmi davet yazısı veya dilekçe alınmalı, Etkinlik Dilekçesi’ ne eklenmelidir.
- Toplulukların yurt içi veya yurt dışında bir kurum veya topluluk ile ortak etkinlik yapması durumunda etkinlik paydaşı kurum veya topluluğun resmi davet yazısı veya dilekçe alınmalı, Etkinlik Dilekçesi’ ne eklenmelidir.
- Etkinlik sonrası, Etkinlik Değerlendirme Raporu hazırlanarak Konu kısmına ‘…………. Topluluğu, ……………. Etkinlik Değerlendirme Raporu’ yazılarak [email protected] e-posta adresine Word dosyası olarak gönderilir.
- Etkinlik Değerlendirme Raporu’nda
- Etkinlik afişi,
- Etkinlikten paylaşılması istenilen bir ya da iki fotoğraf,
- Etkinliğin içeriğini, amacını ve sonuçlarını içeren metin olmalıdır.
- Tüm etkinliklerde Öğrenci Toplulukları Yönergesinde belirtilen kurallara uyulması gerekmektedir.
B- Etkinlik Düzenlerken Dikkat edilmesi Gerekenler:
- Amaç
Topluluk faaliyetlerinde bir etkinlik gerçekleştirmek için öncelikle amacın doğru bir şekilde tespit edilmesi gerekmektedir. Etkinliğin içeriği ve kapsamı bu amaca göre şekillenecektir.
- Araştırma
Amaç belirlendikten sonra konu ile ilgili çok yönlü bir araştırma yapılmalıdır. Bu aşamada konu ve konuşmacı seçiminde titiz davranılmalıdır. Konuşmacıların alanında uzman ve yetkin olmasına dikkat edilmelidir. Öncelikli olarak düzenlenecek etkinliklerde hedef kitlenin beklentileri ve ihtiyaçları dikkate alınmalıdır.
- Planlama
İyi bir organizasyon planı başarının anahtarıdır. Planlama aşamasına geçmeden destek alınabilecek paydaşlarla istişareler yapılmalıdır. Daha sonra organizasyonu fikir aşamasından tamamlanmasına kadar tüm süreçleri zaman planına göre detaylandırmak gerekir. Bu aşamada hem zaman planı yapılmalı hem de organizasyon ekibinin görev ve sorumlulukları belirlenmelidir.
- Duyuru Çalışmaları
Duyuru faaliyetleri bir organizasyon için hayati öneme sahiptir. Bunun için hangi mecraları, hangi iletişim araçlarını nasıl kullanacağınız hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. Web Sitesi, sosyal medya hesapları, afiş vb. mecralar kullanılabilir.
- Uygulama
Uygulama organizasyon sürecinin en hassas aşamasıdır. Bu aşamada ekip çalışması liderin öncülüğünde dikkatli bir şekilde tüm ayrıntılar en ince detaya kadar takip edilmelidir. Uygulama aşamasına geçmeden önce gerekli izinlerin alınması, teknik gereksinimler, lojistik, duyurular, konuşmacılardan son teyitlerin alınması, katılımcılardan teyitlerin alınması gibi aşamalar tamamlanmış olmalıdır.
- Değerlendirme
Organizasyonlarda son aşama ölçme ve değerlendirmedir. Her faaliyetin geri bildirimi hedef kitleden alınmalı ve sonuçlar titizlikle değerlendirilmelidir. Yapılan etkinliğin verimliliği, etkinliği ve amacına ulaşıp ulaşmadığı geri bildirimlerle mümkündür.